Алерт о нехватке товара на WB: как настроить заранее

Уведомление о нехватке товара вайлдберриз нужно настраивать до того, как карточка начнёт терять позиции и продажи. Если алерт срабатывает только в день полного окончания остатков, селлер уже опаздывает: дальше растёт срок оборачиваемости, падает выкуп и дорожает продвижение. Ниже разберём, как задать ранний порог по дням остатка, как часто проверять остатки и какие действия запускать по сигналу.

Зачем нужен ранний алерт по нехватке товара

На Wildberries товар может закончиться быстрее, чем это видно по обычной отчётности. Если вы ждёте, пока остаток станет нулевым, карточка уже теряет динамику: позиции проседают, реклама дорожает, а после пополнения приходится заново разгонять продажи. Ранний алерт нужен не для фиксации факта, а для запуска действий заранее.

Практически ориентир простой: если товар продаётся стабильно, предупреждение должно приходить минимум за 7–14 дней до выхода из остатков. Для товаров с высокой оборачиваемостью и длинным сроком поставки лучше ставить 14–21 день. Чем дольше доставка до склада и чем выше сезонный спрос, тем раньше должен срабатывать сигнал.

• Товар с поставкой за 2–3 дня: алерт за 7 дней до нуля.
• Товар с поставкой за 5–7 дней: алерт за 10–14 дней до нуля.
• Сезонный товар: алерт за 14–21 день до нуля.

Как рассчитать порог в днях остатка

Основой настройки должен быть не просто остаток в штуках, а запас в днях продаж. Это более точный подход: один и тот же остаток 100 штук для карточки с продажами 5 штук в день и 20 штук в день означает разную степень риска.

Дней остатка = Остаток / Средние продажи в день

Пример расчёта: на складе 180 штук, средние продажи за 14 дней — 12 штук в день. Тогда запас в днях: 180 / 12 = 15 дней. Если ваш порог алерта установлен на 12 дней, сигнал ещё не нужен. Если продажи выросли до 15 штук в день, запас снизится до 12 дней, и алерт должен сработать сразу.

Для практики используйте формулу с запасом безопасности: порог алерта = срок поставки + 30–50%. Например, если новая поставка до склада WB идёт 6 дней, алерт ставьте на 9–10 дней остатка. Так у вас останется время не только на отгрузку, но и на возможные задержки.

Как часто проверять остатки, чтобы не пропустить сигнал

Частота проверки зависит от скорости продаж. Если карточка продаёт мало, достаточно проверки 1 раз в сутки. Если продажи идут каждый день и остаток быстро уменьшается, контроль нужен каждые 2–4 часа. Для топовых SKU с высоким трафиком проверка только раз в день уже рискованна.

• Медленные SKU: 1 раз в день.
• Средняя оборачиваемость: 3–4 раза в день.
• Высокие продажи: каждые 2–4 часа.
• Перед распродажами и акциями: каждые 1–2 часа.

Логика простая: чем короче цикл принятия решения, тем меньше вероятность, что товар выйдет из остатков до вашего ответа. Если вы проверяете склад раз в сутки, а товар продаётся по 25 штук в день, за 24 часа можно потерять весь запас, рассчитанный как раз на один день.

Какие данные должны попадать в алерт

Хороший алерт — это не только сообщение «остаток низкий», а короткая карточка с данными для решения. В уведомлении должны быть остаток, средние продажи, запас в днях, точка срабатывания и срок следующей поставки. Тогда менеджер понимает не только факт, но и срочность.

• Артикул и название товара.
• Текущий остаток по складам.
• Средние продажи за 7 и 14 дней.
• Запас в днях.
• Дата, к которой нужен новый приход.
• Ответственный за пополнение.

Если у вас несколько складов, алерт желательно считать по каждому отдельно. На WB остатки могут распределяться неравномерно: на одном складе товар есть, на другом почти закончился. Это влияет на доступность для разных регионов и на скорость распродажи.

Что делать сразу после сигнала

Настроить уведомление мало, важно заранее прописать действия по нему. Иначе алерт превратится в обычное сообщение, которое можно проигнорировать. Для каждого уровня риска должен быть свой сценарий: срочная поставка, перераспределение между складами, снижение рекламного расхода или временная приостановка продвижения.

1. Проверить фактический остаток по складам и уточнить, нет ли зависших отгрузок.
2. Пересчитать дни остатка с учётом текущих продаж за последние 3–7 дней.
3. Запустить допоставку или резервирование партии на складе.
4. Снизить рекламные ставки, если товар закончится раньше нового прихода.
5. Уведомить закупку, логистику и менеджера по рекламе.

Пример. Карточка продаёт 18 штук в день, остаток — 144 штуки. Дней остатка: 144 / 18 = 8. При сроке поставки 5 дней и запасе безопасности 30% порог должен быть около 7 дней. Значит, алерт уже на грани срабатывания, и отгрузку нужно запускать немедленно.

Как настроить алерт в рабочей системе контроля

Универсальной кнопки «алерт о нехватке товара» в готовом виде может не быть, поэтому на практике используют таблицы, BI-отчёты, сервисы аналитики и внутренние дашборды. Главное — чтобы данные обновлялись автоматически и сравнивались с порогом в днях остатка.

Минимальная схема настройки

1. Соберите остатки по SKU и складам.
2. Подтяните продажи за 7 и 14 дней.
3. Рассчитайте средние продажи в день.
4. Задайте порог алерта в днях остатка.
5. Сравните текущий запас с порогом.
6. Настройте отправку уведомления в Telegram, почту или CRM.

Если используете Excel или Google Таблицы, можно задать простую проверку: при падении запаса ниже порога строка подсвечивается, а ответственному уходит сообщение. Для больших каталогов лучше подключать автоматическое обновление и фильтр по критичным SKU, чтобы не потерять сигнал среди сотен позиций.

Какие ошибки чаще всего допускают селлеры

Главная ошибка — считать остаток только в штуках без привязки к скорости продаж. Вторая ошибка — ставить один и тот же порог на все товары. Третья — проверять остатки слишком редко, особенно перед акциями, когда спрос резко растёт.

• Один порог для всех SKU без учёта скорости продаж.
• Алерт только на нулевой остаток.
• Отсутствие ответственного за реакцию на сигнал.
• Проверка раз в сутки при высокой оборачиваемости.
• Игнорирование срока доставки до склада WB.

Чтобы алерт работал, он должен быть частью процесса. Назначьте владельца: кто следит за остатками, кто подтверждает допоставку, кто меняет рекламу. Тогда уведомление станет инструментом управления продажами, а не просто техническим сообщением.

Связанные статьи: Прогноз нехватки по остаткам, Автоматизация поставок WB, Дашборд селлера.